今年度も残すところ1週間です。僕自身2年間務めてきた自治会長を終えることが出来ます。自治会のことなど何もわからなかった僕が何とか自治会長を務めてこられたのも、組長さんをはじめとする皆さんのご協力があったからこそと思います。新年度からは顧問として残るほか自治会運営のデジタル化を進めるために新たに作ったデジタル化委員のお手伝いをすることになります。
余計なことを考えなければ「自治会のことからはきっぱり手を洗って」呑気に過ごした方がお得だとは思うのですが性格上、どうにもいかんのです。乗り掛かった舟というか…もうしばらくお付き合いすることになるでしょう。その分このサイトのネタにも困ることは無さそうです。
自治会・町内会のデジタル化はなぜ必要なのか？
日常の生活においても、様々な行政手続きの場においても「デジタル化」は強く求められています。僕自身がウェブ屋として中小企業や個人事業主、様々な団体のウェブサイトを構築することにより紙媒体や足で稼ぐ営業活動からオンライン、インターネットを活用した営業活動、情報発信を提案しています。これもひとつのデジタル化です。
一方で日々の生活の中での買い物などの決済の時に現金を使う機会が減ってきています。これもデジタル化と言えるでしょう。また、行政が進めるマイナンバーカードもひとつのデジタル化なのかもしれません。「デジタル化」と言っても様々な事柄に関することでその解釈は多様です。ただ大切なのは「デジタル化によって便利にならなければいけない」ですし、また「希望しない人にデジタル化を押し付けてはいけない」という事です。
何をデジタル化してほしいのか？何がデジタル化できるのか？
自治会や町内会は会員の年齢層は幅広いです。子供から高齢者までが自治会の行事やイベントに参加し関わって楽しんでいます。デジタル端末に触れる機会も大きく異なります。ですから年代によってデジタル化してほしい部分も、またデジタル化したほうがいい部分も全く異なります。いくらデジタル化しても利用されなければまったく意味がありません。
しかも自治会や町内会は予算が限られています。例えば僕が会長を務めてきた自治会では年間の予算は25万円ほどです。自治会運営アプリのようなコストが高いものについては導入へのハードルは非常に高いです。かといって無料通信アプリやSNSを織り交ぜて利用するのは統一感がなく分かりにくい場合も多いです。
すべての人が使いやすくコストがかからずというのはなかなか難しいかと思うのですが、まずは自治会や町内会の会員の方たちがデジタル化を望んでいるのか？また望んでいるとすればどのような事柄についてデジタル化してほしいと考えているのかアンケート調査をしてみることにしました。
「デジタル化」を目的にしてしまうと現在の「マイナ保険証」のように利用者の要望が反映されないままの仕組みになってしまいます。自治会員、町内会員の要望をしっかり踏まえた上で出来るところから少しずつ「デジタル化」を進めて行きましょう。
自治会・町内会デジタル化に関するアンケート
令和6年度最初の組長会議でアンケートを配布してもらうためにアンケート内容を考えてみました。質問内容は3項目のみ。「年齢」「インターネット環境」「デジタル化の内容」だけです。あとは自由に記入していただく事にします。
デジタル化に関するアンケートの質問項目
- あなたの年齢は？
- 20歳未満
- 20代
- 30代
- 40代
- 50代
- 60代
- 70代以上
- あなたのインターネット・通信端末は？（複数回答可）
- パソコン
- スマートフォン
- タブレット端末
- ガラケー
- インターネット接続テレビ
- 家庭用ゲーム機
- 自治会の活動でデジタル化してほしい内容は？（複数回答可）
- 回覧板のデジタル化・オンライン化
- ホームページでの情報発信
- LINE・SNSを活用した情報伝達
- 組長会議のオンライン化
- メールマガジンによる情報伝達
- 自治会費のオンライン決済
- デジタル化する必要はない
- 自治会のデジタル化についてご意見をお聞かせください。（自由記入）
と、こんな感じのアンケートにしました。QRコードからGoogleフォームを利用したオンラインからの回答も出来るようにしました。世帯で一人だけじゃなく様々な方からの回答を募集します。
今回、当自治会で作成した自治会・町内会のデジタル化に関するアンケートです。参考までにダウンロードできるようにしています。なお、QRコードはこのサイトのトップページに設定しています。
Googleフォームを活用したオンラインアンケート
Googleフォームは視覚的に操作出来て誰でも簡単にアンケートフォームを作成することが出来ます。アンケート結果もグラフで表示させることが出来たりととても無料のサービスとは思えません。誰でも利用できますがGoogleのアカウントが必要になります。
Googleフォームでアンケートを作ってみる
- Googleのトップページの右上のアイコンをクリック。
- 「フォーム」をクリック。
- すでにGoogleアカウント（Gmailのアドレス）を持っている人はメールアドレスを入力。
- 「次へ」と進みます。
- Googleアカウント（Gmailのアドレス）がない人、別のアカウントで利用したい人は「アカウントを作成」をクリック。
- 「個人で使用」でも使えますがここは「仕事／ビジネス用」にします。
- すでに独自ドメインなどで自治会や町内会のメールアドレスがあれば別ですが「ビジネスの管理に使用する新規の@gmail.comのメールアドレス」をクリック。
- 「姓」は省略可なので「名」の方に自治会名を入力。
- 「次へ」をクリック。
- ここで生年月日を聞かれますのであなたの生年月日を入れておけば問題ないでしょう。子供やありえない生年月日を入れるとアカウントが停止されたりすることがあるようです。
- 「次へ」をクリック。
- 自分で好きなメールアドレスを作成しましょう。すでに使われているアカウントの場合はエラーメッセージが表示されます。
- 「次へ」をクリック。
- 再設定用のメールアドレスを入力します。普段使っているメールアドレスで大丈夫です。
- 「次へ」をクリック。ここは設定しないで「スキップ」することも可能ですが設定しておくことが望ましいです。
- セキュリティ保護のための電話番号を入力します。
- 「次へ」をクリック。ここは設定しないで「スキップ」することも可能ですが設定しておくことが望ましいです。
- 作成されたGoogleアカウントを確認します。
- 「次へ」をクリック。
Googleアカウント作成後、再びGoogleフォームのページに進み「空白のフォーム」からアンケートフォームの作成に進みます。視覚的に簡単に操作できるのでどなたでも作成できるでしょう。
アンケートの結果は如何に？
自治会や町内会のデジタル化というのは色々な場面で提案されたり論じられています。僕が会長を務める以前にも「デジタル化」の話題は何度も出ていたようです。しかし結局何もせずこれまで経ってきました。「デジタル化」とひとことで言っても自治会や町内会の運営のどの部分をどうするのか？が問題です。
例えばかつては手書きだった回覧資料も現在はほとんどがパソコンで作成されたものです。会計の集計、計算もエクセルなどで行っています。これらも十分「デジタル化」ということが出来ます。ですから自治会の業務の「何をどう変えていくか？」がポイントで変えていくことによって自治会の会員が「便利になったなぁ」と感じてもらわなければ意味がありません。
今回のアンケート結果で新年度以降、自治会の運営がより役員や組長さんの負担が無くなるような方向性を見出せればいいなぁと考えています。
