2024年度は自治会・町内会のここをデジタル化してみよう

2024年度の自治会の新体制も決まり僕自身は2年間の自治会長を終えることが出来ます。引き続き「顧問」という肩書で自治会の組長会等には出席はしますが、校区の会議や様々な行事への関りは無くなりますのでかなり楽になります。休日の自分の時間も増えそうなのでバイクで出かけることも楽しめそうです。

さて、2024年度の自治会の委員に新たに「デジタル化委員」というものを作りました。そのデジタル化委員に2024年度の組長さんから2名の方にその委員になっていただきました。僕自身はプロフィールで書いているようにフリーランスのウェブ屋です。ですので自治会長になった時に自治会運営をデジタル化することの必要性にも気づかされました。まずは出来ることから自治会運営のデジタル化を進めて行こうと考えています。

自治連合会のデジタル応援講習

僕が自治会長になった2022年度から市の自治連合会で自治会のデジタル応援講習というものが開催されるようになりました。2022年度は「ZOOMの活用」そして2023年度は「LINEのオープンチャットの活用」でした。ZOOMの活用については現在では校区の自治会長が集まって行っていた会議を一部オンライン会議で行っているようです。ただ個々の自治会でZOOMの活用というのはまだ難しい気がします。

オープンチャットの活用は昨年末の「サンタのパトロール」で試してみて割と活用できるのではないかと感じています。そこで2024年度、自治会の運営のどの部分をデジタル化してみようかという事をまとめてみようと思います。

自治会運営で試してみたいデジタル化

自治会の会員は年齢層も幅広くほとんどの方がスマホを持っているとはいえ、高齢者の中でそれを活用できる人は少ないのが現実です。近年、スマホを持っている高齢者もよく見かけますが「マイナポイント」の申請のために持ち始めた方も少なくないようです。実際、周りの高齢者でスマホを持っていてどのように活用しているかと言えば「電話」「カメラ」「検索」「LINE」くらいのようです。

自治会のデジタル化についてのアンケート

自治会や町内会活動をデジタル化すると言っても何をするのか見えてきません。まずは自治会の全世帯向けにアンケートをとろうかと思っています。アンケートは紙による従来のアンケートの他、オンラインでのアンケートも検討していきます。アンケートの質問項目を考えてみましょう。

自治会や町内会のデジタル化は必要か？

まず第一に自治会や町内会の活動をデジタル化したほうがいいのかどうか？会員の皆さんがどのような意識でいるのかを確認したいです。予想では50代以下の年代ではデジタル化したほうがいいと考えている方が多いと考えられます。

• 自治会活動のデジタル化していくことは必要だ
• 自治会活動をデジタル化する必要はない
• よく分からない

自治会や町内会のデジタル化を進めたほうがいい項目

具体的にどのようなことをデジタル化したほうが良いのかも質問してみます。

• 回覧板のデジタル化・オンライン化
• 組長会等の会議のオンライン化
• 自治会費・町内会費の電子決済
• 自治会・町内会のホームページによる情報発信
• 自治会・町内会の公式SNSによる情報発信
• 自治会・町内会の会員名簿、住民名簿のデジタル化
• その他

何だかんだ言ってLINEを活用しない手はない

「LINE」の利用者数は日本国内では9500万人と言われています。マイナカードの累計の交付枚数が9306万枚（廃止されたカード490万枚を含む）ですからそれ以上の利用者数です。ただ「LINE」を使っていると言ってもご家族やお孫さんとの連絡に使うくらいでお友達同士でグループラインを活用しているなんていう人は稀です。「カメラ」にしてもただ撮影しているだけでSNSに投稿するなんてことする方はごく一部です。しかし、とりあえずスマホは持っている方が多く「LINE」のアプリをインストールされている方が多いのは事実ですのでこちらを活用しない手はありません。

LINEのオープンチャットを活用

LINEを活用した連絡手段、情報交換手段として一般的に利用されているのが「グループライン」でしょう。このグループラインは便利ですがまずは「友だち」にならないといけません。その友だちになる手順がみんないつも戸惑っています。で、友だちになったとしてもLINEを本名でやっている人は少なく「グループライン」でコミュニケーションを始めても最初は誰が誰だかさっぱりわかりません。

そこで活用したいのが「オープンチャット」です。オープンチャットには以下の特徴があります。

名前やプロフィールを別に設定できる

オープンチャットではLINEに登録している名前やプロフィールとは別に名前を設定できます。例えばLINEでは「たかちゃん」みたいに設定していたとします。オープンチャットでは「たかちゃん」とは別の名前で設定することが出来、例えば「12組・たなか」みたいに誰なのかわかるように設定できます。

オープンチャットのトークルームへの参加はURLやQRコードで簡単に可能

オープンチャットはグループラインのように友だちになっていなくても参加が可能です。

トークルームへ参加できる人数が多い

オープンチャットのトークルームへの参加は上限が5,000名です。かなり大きな自治会や町内会でも導入が出来そうです。

サブトークルーム機能

ひとつのオープンチャットの中に複数の小トークルームを作成できます。例えば「秋まつり実行委員」のトークルームを作って普段の会話とは別に会話することが出来ます。便利ですがやや上級機能かもしれません。

トークルームの公開設定が出来る

自治会や町内会でオープンチャットを活用する場合、全く関係のない人に参加されても困ります。その場合あらかじめ設定した質問や参加コードを入力しないと参加できない「参加の承認」「参加コードの入力」といった使い分けも出来るので安心です。

ではこのLINEのオープンチャットでどのような活用が出来るか考えてみましょう。

組長さんへの連絡・組長さんからの連絡を共有

当自治会は４つのブロックから成り40の組で構成されています。世帯数は500世帯で割と大きな規模の自治会かと思います。まずは役員と組長のみがメンバーのオープンチャットで「組長会の連絡」「行事の中止等の連絡」を役員の方から情報を送ることで簡単に周知できます。また、その逆に「訃報」など組長から上がってくる情報を自治会内に伝えることも可能です。

このオープンチャットに参加するにあたっては「12組・組長たなか」のように誰が参加しているか特定できるようにしておく必要があります。これがうまく導入できれば4つのブロックの代表であるブロック長の仕事は軽減できそうです。

電子回覧板としての活用

オープンチャットを活用して電子回覧板として利用している自治会や町内会もあるようですね。オープンチャットはとても便利ですがファイルの保存期間が1週間しかありません。それまでに会員の皆さんがダウンロードしてくれればよいですがそれは無理でしょう。そうなると回覧板のデータは別の場所においておく必要があります。Googleドライブやドロップボックス、OneDriveなどのクラウドサービスを利用する必要がありそうです。

また、電子回覧板としてオープンチャットを活用する場合参加する人も多くなります。例えば当自治会のように500世帯の自治会員の場合、すべての世帯が参加しないとはいえ、ひとつの世帯で複数の人が参加することも考えられます。そんなオープンチャットで参加者全てが投稿したりすると大変なことになります。ですから「回覧板のオープンチャットには返信しない」というルールを徹底しておく必要があります。そうしないと回覧板のお知らせを投稿した後、「了解です」とか「ありがとうございます」とかスタンプの嵐になってしまいます。

自治会・町内会のホームページの構築

自治会や町内会のホームページは情報発信のツールとしては最も汎用性が高いと思います。インターネット環境とブラウザさえあれば誰でもアクセス出来て情報を確認することが出来ます。ただ一般の方がホームページを構築すると言ってもハードルは高いです。ただそこは僕がウェブ屋であるため朝飯前です。サーバーの費用さえ自治会で承認してくれればすぐにでも構築できます。ホームページはブラウザ上で管理が可能なWordPressを活用して構築します。

自治会・町内会の公式SNSで情報発信

ホームページを立ち上げるのと違って最も手っ取り早くインターネットを使った情報発信はSNS（ソーシャル・ネットワーク・サービス）の活用です。SNSにはFacebook、Instagram、旧TwitterのXなどが主要な所です。導入はお手軽なのですがそれぞれのサービスを利用していない人にはアクセスしずらく情報を得にくいのが難点です。活用方法としては自治会や町内会のホームページの更新情報をSNSで発信するという使い方が良いと思います。