もうすぐ新年度ですね。ほとんどの自治会や町内会も4月から新しい体制になることと思います。僕が自治会長を務める自治会も今年度の会議も残すところあと1回です。来年度の自治会長をはじめとする役員体制も整い一安心しているところです。今の僕と同じように一安心している方もいれば新年度、自治会長や町内会長をやることになり不安を感じている方も多いかと思います。
面倒くさい！自治会費、町内会費の集金
自治会や町内会の新年度の大切な仕事と言えば「自治会費の集金」「町内会費の徴収」です。ほとんどの自治会や町内会が組長さんや班長さんによる「集金」という形をとっていて、その手間が組長や班長、会計担当者の負担となっています。僕が会長を務める自治会は500世帯の会員で会費が前期3,000円、後期も3,000円ですが75歳以上の世帯は後期は2,000円としていてなかなか面倒です。
自治会費・町内会費が必要な理由
面倒臭い思いをしてまで自治会費や町内会費を集める理由は何なのでしょうか？実は僕も自治会長をやる前は自治会費が何に使われているのか、いまいちよく分かっていませんでした。当自治会では年間300万円ほどの会費を集めます。そのうち100万円ほどは校区の自治会に納めて校区の行事などに使われています。残りの200万円は町内の行事やイベントに使われるほか防犯灯の電気代や管理費、街頭消火器の管理、ゴミステーションの管理、集会場の管理に利用されています。また集会場に備蓄している防災用品の購入費にも充てられています。
自治会や町内会によって異なりますが自治会費や町内会費は主に以下のようなことに利用されています。
- イベントや行事の開催
- 防犯灯の管理
- 街頭消火器の管理
- 集会場・公民館の管理
- 防災・防犯活動
自治会費・町内会費の集金時期は？
ほとんどの自治会や町内会が年度の変わり目である4月に自治会費や町内会費の集金を行うと思います。自治会費の集金時期はどのようになっているでしょうか？一般的に会費の金額が少ない自治会や町内会では年間一括であったり前期と後期に分けて集金しているのではないでしょうか？ただ中には1ヶ月の会費が1,000円を超えるような自治会や町内会ではまとめて集金するには負担に感じる方も多いかもしれません。そのような自治会や町内会では毎月集金しているのかもしれません。
僕が加入している自治会では自治会費は月額500円です。自治会としては前期と後期に分けて集金しています。組長さんの判断で年間一括で集金している組もあるようですが自治会の会計には4月と10月に会費が入るようにしています。
自治会費・町内会費の集金の案内
自治会費や町内会費は毎年集金しているとは言え、ちゃんと案内する必要があります。金額にもよりますがキャッシュレス化が進んだ現代では自宅にあまり現金を置いていないという方も多いようです。また、お釣りなどがあると面倒ですのであらかじめ案内をしておくと共に集金袋などを準備しておくとスムーズに出来るでしょう。参考までに僕が会長を務めていた時の自治会費の集金の案内文を紹介します。
当自治会で使用している自治会費、町内会費集金の案内文です。もしかすると活用したい方がいるかもしれないのでダウンロードして自由にご利用ください。
自治会費・町内会費の集金方法
自治会費や町内会費の集金は多くのところが未だに組長や班長が各世帯を回って集金しているのが現実です。スマホ決済やコンビニ決済などの導入を進めたいところですが会長や役員が高齢者であることが多いことと手数料が発生することがハードルとなっています。僕が会長を務める自治会でも組長が各世帯を回って集金しています。500世帯と自治会加入世帯数が多いので効率よく集めないと会計が大変になります。当自治会は40の組と4つのブロックで構成されています。ひとつのブロックは7～12の組で構成されています。集金の流れは以下のようになっています。
- 各世帯に（A）の紙を貼った世帯用封筒（A）を配布する。世帯名などを記入する。
- 回収時に中身を確認し領収書を渡す。
- 組長用封筒（B）に徴収内容を記入し、世帯用封筒（A）から会費を組長用封筒（B）に移す。
- 世帯用封筒（A）は後期集金時まで組長が管理する。
- 組長用封筒（B）に書かれている内容と金額に間違いがないことを確認しブロック長、組長が確認印を押す。
- 組長は徴収した会費をブロック長に渡す。
- ブロック長は組長から預かった会費をブロック用封筒（C）に入れて管理する。
- 各組長からの会費を会計に渡す
- ブロック用封筒（C）の紙に書かれている内容と金額に間違いがないことを確認しブロック長、会計が確認印を押す。
- 前期の会費徴収後は（B）（C）の封筒をブロック長、組長に返却する。
集金用の封筒に貼っているラベルと集金手順についての案内です。
これからの自治会費・町内会費の集金のあり方
自治会費や町内会費の集金方法はほとんどのところが現金集金というのが現実です。自治会運営アプリを活用しているところはアプリの機能を利用してスマホ決済やコンビニ決済も可能になっていると思いますがそうではないところはどうしても昔ながらの現金集金になってしまいます。
ところで自治会や町内会の会員名簿はどのようになっているでしょうか？僕が会長を務める自治会では名簿は作成していません。各世帯で記入してもらった台帳を自治会長が管理しているだけです。もちろん手書きのものです。以前は世帯主名簿を作成していましたが個人情報保護法が施行された後は名簿は作成されていません。
もし自治会費や町内会費の納入に様々な決済方法を導入しようとするとまずは名簿の作成が必要となります。500世帯もあると手書きの台帳からエクセルなどに入力していくのは結構な作業となります。しかし会員の名簿を作成しないと会計が自治会費が入金されたかどうかの管理が出来ません。
自治会運営アプリを導入すれば解決する問題かもしれませんが単独の自治会ではコスト高で導入のハードルが高くなります。自治体で導入費用を負担してくれるのであればよいのですが、こればかりはどうしようもありません。これからも効率的な自治会費、町内会費の集金方法を考えていこうと思っています。
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