電子回覧板の作成方法

回覧板の役割

回覧板の活用は自治会や町内会によって多少の違いはあると思いますが多くの自治会や町内会で回覧板の仕組みは活用されているでしょう。僕が会長を務める自治会でも回覧板は活用しています。基本的に毎月1回です。その他お祭りの時期や年度末で急に工事が始まったりするときにイレギュラーに回覧することが年に3回程度あるくらいです。

回覧する内容は自治会からのお知らせ、自治会内のサークルや団体のお知らせ、自治会内の市民館やデイサービスなどからのお知らせ、市や校区、学校からのお知らせ、自治会内で行われる道路工事などのお知らせです。昭和のころはこのような情報を確実に自治会内の住民に伝えるには回覧板は大変有用でした。また現在でも回覧板は一定程度有効な手段ではあることに異論はないでしょう。

回覧板のメリット

それではまず回覧板のメリットについてまとめてみます。

情報が確実に伝わる

回覧板のメリットのいちばんは何と言っても情報が確実に伝わるという事です。もちろん人によってはろくに中身も見ないで回してしまうという方もいるかもしれません。しかしチラシを配布するよりも印刷部数は少なくて済みますしチラシよりは内容を見てもらえる可能性は高いです。

地域のコミュニケーションに役立つ

近年は高齢者だけの世帯や単身世帯も増え学校や幼稚園を通じた地域の関りと無縁の方も増えてきました。そのような世帯にとっては自治会や町内会からの情報は地域の情報を得るための唯一の方法と言えます。回覧板によって地域の中でのコミュニケーション、情報交換の機会に繋げることも出来ますし高齢世帯の心配や異変にもいち早く気付くことが出来ます。

回覧板のデメリット

面倒臭い

回覧板を回すのはやはり面倒臭いものです。自治会や町内会によっては直接対面での受け渡しを定めているところもあり相手が不在であれば出直す必要があります。そもそも回覧板はポストに入らないようなサイズであることも多いので天気が悪い日など色々と気を使います。

回り終わるまで時間がかかる

回覧板は基本的に一軒一軒順番に回っていくものです。次の家に回すまでに1日かかるとして15世帯を回そうとすれば2週間かかってしまいます。月1回の回覧ですと回覧する資料の準備も前もってする必要があります。あまりギリギリですと行事が終わってから行事の案内の回覧板が回ってくるなんてことにもなりかねません。

ご近所づきあいが煩わしい

回覧板を直接手渡ししているような自治会や町内会の会員の中にはこれが煩わしいと感じる方は少なくありません。ほとんどの人が加入しているので仕方なく自治会に加入しているという方にその傾向は強いでしょう。ただ、ご近所づきあいを煩わしく感じる人が増えているのは全国的な傾向と思います。